为使文书工作规范化、程序化，保证各类文件材料齐全、完整、及时归档，特制定我校文书工作预立卷制度，请各单位照此执行。具体要求如下：

  1、职能部门根据本单位情况，将文件材料进行分类，参考类目如下：

（1）上级文件

（2）本单位文件材料

（3）教学工作

（4）科研工作

（5）学生工作

（6）实验室、场站产品生产工作

（7）仪器设备

（8）重大活动

（9）往来及外事工作

（10）其他各单位可按实际情况和工作方便适当增减类目。

  2．按类目购买期刊盒或将卷柜分格，并在上面标明类别，文秘人员随时将形成或办理完毕的材料放入相关盒（格）内。

  3．文秘人员按归档要求严格把关，不论是谁，均不得用铅笔、油笔、彩笔和纯蓝墨水拟写、签发、批改文件材料等，并要留出装订线。工作完成后及时将有关文件材料收集齐全归入相关盒（格）中，并应定期检查文件材料的齐全、完整和规范情况，发现问题及时纠正。

  4．每年年终清理文件材料，第二年初整理立卷后移交校档案馆。