为推行文件材料的平时立卷制度，保证各类档案齐全、完整、系统、及时地归档，特制定归档制度如下：
1．我校实行文书处理部门或业务部门的平时立卷制度。各职能部门将所形成的文件材料，按规范要求立卷后移交校档案馆。
2．归档范围：凡是针对我校工作具有指导性、指令性的上级来文；学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属归档范围。
3．凡归档的文件材料要齐全完整，组卷正确，保持文件材料的内在联系。保管期限划分清楚，卷内文件排列要有条理，完整准确地编写卷内目录，按统一格式装订成保管单位（卷、册、袋、盒）。
凡归档的科技材料，底图蓝图必须符合国家颁发的图样管理制度要求，纸质优良，字迹工整，图样清晰。文字材料不得用圆珠笔、铅笔和复写纸书写，以利于长期保存。
会计档案要使用统一规格的记帐凭证簿、表册；必须装订完整，填写清楚，不得省略；帐簿名称与内容必须相符，否则档案部门拒绝接收。
（1） 党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。
（3） 科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两各月内归档。
（4） 设备仪器档案应在设备、仪器安装后一个月内归档。
（5） 外事档案应在每次外事活动结束后，把有关文件资料、音像载体材料等汇总，整理后于次年六月底前按档案馆安排时间归档。
（7） 会计档案在会计年度终了时，暂由原单位保管两年后再归档。
（8） 接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时交接双方要签名盖章。
