关于做好2022年档案立卷归档工作的通知

职业技术学院，各处级单位：

根据学校工作安排，档案馆决定从4月18日开始对各单位2021年度形成的各类文件材料等进行接收归档。现将有关事宜作如下通知：

一、因学校年初调整处级干部，人员变动较大，请各单位于4月15日前将本单位分管档案工作的领导、专（兼）职档案工作人员名单及联系电话报送至档案馆，将电子版发至邮箱zhangzilei00@126.com 。

二、请各单位安排专（兼）职档案工作人员根据档案归档的有关要求，将应归档的各类文件材料收集齐全（归档范围详见附件2），并分类整理、预立卷，按照归档日期（详见附件1）到档案馆进行归档。如有特殊情况需要调整归档时间，请提前与档案馆联系。归档材料需填写《档案移交（接收）目录登记表》（附件3），经本单位主要领导审核、签字并加盖单位印章。

三、电子图片拷贝到档案专用光盘，每次活动只需选择1～3张有代表性的图片即可（必须注明图片形成时间、地点、人物、事件及单张光盘存储数据大小）。

四、立卷归档的材料应为原件，复印件原则上不得归档。移交的文件材料必须符合档案归档要求，其中书写件只能用蓝黑墨水、碳素墨水或者档案专用签字笔书写，不符合归档要求的应重新整理后归档。归档时需将纸质档案材料与电子档案同步归档。如本单位没有扫描条件的，可与档案馆联系进行扫描。电子档案通过OA上传到档案管理系统，具体事宜可与档案馆曾辉老师联系，电话：5315446（5446）。

五、各学院务必做好学籍档案归档工作。照片需粘贴整齐、完整；卷内目录填写正确并标好页码；按《归档时间安排表》（附件3）到档案馆完成扫描归档工作；学位材料归档时，页与页之间不能用胶粘进行粘贴；不可在归档材料上标注与档案无关信息。其他教学档案按照常规要求归档。

六、职业技术学院档案、校医院病历档案、农大附中（附小）以及农大幼儿园教学档案实行自行管理；其它有关机构、人员、基建、财会等需要学校长期保管的档案按照常规要求移交档案馆。

学校档案是学校在办学过程中随各项业务活动进行产生的具有保存价值的原始记录。请各单位领导务必高度重视，安排专（兼）职档案人员具体负责并按时完成本单位的归档工作。归档过程如有问题可随时与档案馆联系，电话：4309286（9286）。

附件：

1．归档时间安排表

2．内蒙古农业大学各单位年度归档主要范围

3．档案移交（接收）目录登记簿

                                                                                 内蒙古农业大学档案馆                                                   2022年4月8日

附件1：

归档时间安排表

附件2：

内蒙古农业大学各单位年度归档主要范围

一、党群档案归档主要范围及执行单位

凡是在学校党群管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属党群档案。主要包括：

1．上级有关党的建设工作的文件材料；

2．学校及部门党群工作的中长期规划、年度计划、工作总结、会议记录；

3．学校及部门党群工作的各类规章制度；

4．学校及部门党群工作的简报、通讯、情况交流、情况反映等材料；

5．学校及部门召开的有关党群工作的各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

6．学校及部门主办或承办的有关党群工作重大活动材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

7．各级部门表彰党群工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料；

8．学校及部门党群工作各类统计报表、各类花名册；

9．部门年度工作总结所述特色工作所形成的相关的文件材料；

10. 其他有长期保存利用价值的材料。

执行单位：党政办公室、纪委、纪检监察处、巡察工作领导办公室、审计处、党委组织部、离退休人员工作处、党校、党委宣传部、党委统战部、工会、团委、学生工作处（学生工作部、武装部）、机关党总支、后勤党总支、各学院分党委、农大关工委等。

二、行政档案归档主要范围及执行单位

凡是在学校行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属行政档案。主要包括：

1．上级有关高校行政管理的文件材料；

2．学校或部门行政工作的中长期规划、年度计划、工作总结、会议记录等；

3．学校或部门行政工作的各类规章制度；

4．学校或部门行政工作的简报、通讯、情况交流等文件材料；

5．学校或行政部门召开的有关行政工作的各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

6．学校或部门主办或承办的有关行政工作的重大工作材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

7．学校或部门有关行政工作与校内外有关单位签定的各类合同、协议书等文件材料；

8．上级有关单位及学校或部门表彰先进的申报材料、获奖名单等文件材料；

9．学校或部门行政工作各类统计报表、花名册；

10．部门年度工作总结所述特色工作所形成的相关的文件材料；

11．其他有长期保存利用价值的材料。

执行单位：党政办公室、人事处、离退休人员工作处、发展规划处（高等教育研究所）、保卫处、后勤管理处、各学院、图书馆、档案馆、信息与网络中心、国有资产管理处、科技园区管理办公室、资产经营公司、物业中心、交通运输中心、学生公寓、交流中心、饮食中心、农大附中、农大幼儿园、农大医院、基础教育中心等各职能部门。

三、外事档案归档主要范围及执行单位

凡是学校与外国学校、团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、合作办学、国际会议、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属外事档案。主要包括：

1．上级有关外事工作的文件材料；

2．学校或部门有关外事工作的中长期规划、年度计划、工作总结、会议记录等；

3．学校或部门有关外事工作的各类规章制度等；

4．学校或部门有关外事工作的简报、情况交流等文件材料；

5．学校或部门关于外事工作的各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

6．学校或部门主办或承办的重大外事活动、国际会议的材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

7．学校或部门关于外事工作与海内外、校内外有关单位签定的各类合同、协议书文件材料；

8．上级单位和学校或部门表彰外事工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料；

9．学校或部门有关外事工作的各类统计报表；

10．学校师生员工因公出国申请报告及批准材料；

11．邀请、聘请外籍人士的请示、批复等以及外籍人士在校活动的文件材料；

12．外国留学生工作的有关文件材料；

13．部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料；

14．其他有长期保存利用价值的材料。

执行单位：国际交流与合作处（港澳台办公室、中加可持续农业研究与发展中心）、国际教育学院等。

四、 教学档案归档主要范围及执行单位

凡是在教学管理、教学实践和教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属教学档案。主要包括：

1．上级机关有关教学工作、实验室建设（包括国家、自治区重点实验室）的文件材料；

2．学校或部门关于教学工作、实验室工作的各类重要会议记录及中长期规划、年度计划、工作总结、规章制度、简报等；

3.学校或部门召开的重要教学工作会议、举办的重大活动材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

4.上级机关和学校部门表彰先进教学工作、实验室工作的申报材料、获奖名单、奖状等文件材料；

5．学校或部门关于教学改革所形成的文件材料（包括自治区级、校级教学改革等科研课题全部内容材料）；

6．学校或部门有关教学工作、实验室工作的各类统计报表；

7．学校或部门汇总并审核完结的招生、毕业名册、授予学位文件及研究生学位材料（按要求规范整理）；院系在教学管理、教学实践、毕业等教学工作中形成的学科建设、学籍管理（包括学籍变更异动、学生奖惩、成绩表）等文件材料；

8．有关实验室设立、论证、评估、申请、审批、调整、更名、撤换，以及实验室条件建设和环境改造过程中产生的重要文件材料；

9．本校教师自编教材、著作 ；

10. 其他有长期保存利用价值的材料。

执行单位：各学院教学管理办公室、教务处、招生就业处、研究生院、学生工作处、继续教育学院、乡村振兴研究院（新农村发展研究院、中央农业干部培训中心农大分院、农林工程设计研究院、农牧渔业实物实验研究中心）。

五、科研档案归档主要范围及执行单位

凡是在科研管理、科研活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属科研档案。科研综合档案及专利档案。主要包括：

1．上级部门有关科研工作的文件材料；

2．学校或部门关于科研工作的中长期规划、年度计划、工作总结、会议记录等；

3．学校或部门制定的关于科研工作的各类规章制度；

4．学校或部门关于科研工作的简报、情况交流等文件材料；

5．学校或部门召开的有关科研工作的各类重要会议、承办的各类重要专项活动所形成的材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

6．上级部门下达的科研计划及科研经费；

7．学校或部门关于科研工作与校内外单位签定的重要合同、协议书、备忘录等；

8．获奖科研项目及科研工作先进集体、个人等的申报材料、获奖名单、奖状等材料；

9．学校或部门有关科研工作的各类统计报表；

10．学校所获各类专利的申请材料、授权书及专利证书等；

11．部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料；

12．已经结题的各类科研项目一套完整的材料；

13．其他有长期保存利用价值的材料。

执行单位：科技处、乡村振兴研究院（新农村发展研究院、继续教育学院、中央农业干部培训中心农大分院、农林工程设计研究院、农牧渔业实物实验研究中心）等。

六、基本建设档案归档主要范围及执行单位

凡是在学校基本建设管理、基本建设工程项目(新建、扩建、改建以及大、中型维修)和资产管理活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属基本建设档案。主要包括：

1．上级有关基建工作的文件材料；

2．学校或部门有关基建工作的中长期规划、年度计划、工作总结、会议记录等；

3．学校或部门有关基建工作的各类规章制度；

4．学校或部门有关基建工作的简报、情况交流等文件材料；

5．学校或部门关于基建工作召开的各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

6．学校或部门主办或承办的有关基建工作重大活动的材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

7．学校或部门关于基建工作与校内外有关单位签定的各类合同、协议书等文件材料；

8．学校公有住宅出售的合同、协议文件材料；

9．学校各类房屋所有权证和土地使用证；

10．上级部门表彰基建、资产工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等文件材料；

11．学校或部门有关基建、资产工作的各类统计报表；

12．学校新建、扩建、改建以及大、中型维修项目所形成的文件材料（包括招投标文件、前期文件材料、设计技术文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图等）

13．学校地上、地下管线，网络布线分布图等材料；

14．部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料。

执行单位：后勤管理处、基建处、国有资产管理处等。

七、仪器设备综合档案归档主要范围及执行单位

凡是在科研设备管理中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属设备档案。主要包括：

1．上级有关仪器设备管理工作的文件材料；

2．学校或部门关于仪器设备工作的中长期规划、年度计划、工作总结等；

3．学校或部门关于仪器设备工作的各类规章制度；

4．学校或部门关于仪器设备工作的简报、情况交流等材料；

5．学校或部门召开的有关仪器设备工作的各类重要会议材料（包括照片、视频、音频等材料）；

6．学校或部门主办或承办的有关仪器设备工作的重大活动文件材料（包括照片、视频、音频等材料）；

7．上级和学校部门表彰仪器设备工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等文件材料；

8．学校或部门有关仪器设备工作的各类统计报表；

9．部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料；

10．单件设备5万元以上的仪器设备，从申购报告到安装使用一系列完整资料等；

11．其他有长期保存利用价值的材料。

执行单位：国有资产管理处、教务处（实验室管理中心）等。

八、出版档案归档主要范围及执行单位

凡是在编辑出版报刊、图书、音像出版活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同形式、载体的历史记录均属出版档案。主要包括：

1．上级有关出版工作的文件材料；

2．学校或部门关于出版工作的中长期规划、年度计划、工作总结等；

3．学校或部门关于出版工作的各类规章制度；

4．学校或部门关于出版工作的简报、情况交流等文件材料；

5．学校或部门召开的有关出版工作各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

6．学校或部门主办或承办的有关出版工作的重大活动的材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）

7．上级部门表彰出版工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料；

8．学校或部门有关出版工作的各类统计报表；

9．学校或部门出版发行的本校教师和名家的样书、期刊、学报、校报审稿单、底稿、样书等；

10．部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料；

11．其他有长期保存利用价值的材料。

执行单位：科技处（学报编辑部）、宣传部等。

九、财会档案归档主要范围及执行单位

凡是在学校财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等不同形式、载体的历史记录均属财会档案。主要包括：

1．级有关财会工作的文件材料；

2．学校或部门有关财务工作的中长期规划、年度计划、工作总结、会议记录等；

3．学校财务预、决算报告；

4．学校或部门有关财务工作的各类规章制度；

5．学校或部门召开的有关财务工作的各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

6．学校或部门主办或承办的有关财务工作的重大活动材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

7．上级部门表彰财务工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料；

8.学校或部门有关财会工作的各类统计报表、帐簿、凭证、工资清册等；

9．部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料；

10．其他有长期保存利用价值的材料。

执行单位：财务处、资产经营公司、内蒙古农业大学机械厂等。

十、产品档案归档主要范围及执行单位

凡是在学校下属企业在生产、经营和销售产品过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录均属产品生产与科技开发类档案（简称产品档案）。主要包括：

1．上级关于产品生产与科技开发管理的文件材料；

2．学校或部门关于产品生产与科技开发工作的中长期规划、年度计划、工作总结；

3．学校或部门关于产品生产与科技开发工作的各类规章制度、规定、条例等；

4．学校或部门召开的有关产品生产与科技开发工作的各类重要会议材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

5．学校或部门为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例；

6．学校或部门主办或承办的关于产品生产与科技开发工作的重大活动的材料（包括相关的照片、视频、音频等材料）；

7．各级部门表彰产品生产与科技开发工作先进的申报材料、获奖名单、奖状等材料；

8．学校或部门关于产品生产与科技开发工作的各类统计报表；

9．部门年度工作总结所述特色工作所形成的文件材料；

10．其他有长期保存利用价值的材料。

可执行单位：学校下属的各场（厂）站、科技园区管理办公室、资产经营公司等。

十一、已故人员档案归档主要范围及执行单位

人事处将上一年度正式教职工去世人员人事档案整理后移交到档案馆。

十二、教师业务档案归档主要范围及执行单位

教务处负责将学校上一年度退休、调离学校教师的教师业务档案移交到档案馆。

详细归档内容请到档案馆网页查看《内蒙古农业大学档案管理办法》和各门类档案管理细则。