照 片 档 案 管 理 规 范

（1996年6月修订）

    为了加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务于社会主义现代化建设，特制定本规范。

1主题内容和适用范围

本规范规定照片档案的收集工作，整理程序和保管条件。

本规范适用于常规照片档案的管理。

2引用标准

下列标准包含的条文，通过在本标准中引用而构成本标准的条文。在标准出版时所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨、使用下列标准的最新版本的可能性。

GB2808-81全数字式日期表示法

GB3792。5-85 档案著录规则

JGJ125-86档案馆建筑设计规范

GB9705-88文书档案案卷格式

3定义

本标准采用下列定义。

3．1照片档案

国家机构、社会组织及各个在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，为影像为主要反映方式的历史记录。

3．1．1 常规照片档案

用一般照像机和普通胶片，采用可风光使照片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。

3．1．2芯页

固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。

3．1．3大照片

凡是不宜用插袋式芯页保存的照片，统称为大照片。

3．1．4大底片

凡是不宜用插袋式芯页的底片，统称为大底片。

4 照片档案的收集

4．1 收集范围

4．1．1 反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案。

4．1．2 领导人和著名人物参加的重大外事活动的照片档案。

4．1．3 本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。

4．1．4 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。

4．1．5 反映本地区地理条件、市政建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片档案。

4．1．6 与其它载体有密切联系的照片档案。

4．1．7 其它具有保存价值的照片档案。

4．2 收庥归档时间

4．2．1 照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案馆归档，或随其它载体档案一起归档。

4．2．2 依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案同时接收进馆。

4．2．3 档案馆（室）应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。

4．3 收集 归档要求

4．3．1 对反映同一画面的若干张照片，应选择其主要照片归档。

4．3．2 底片、照片、说明齐全。

4．3．3 底片与照片影象相符。

4．3．4 无底片的照片应翻拍底片。

5照片档案的整理

应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务，为整理原则。

照片档案的底片应单独整理和存放。

5．1 底片整理方法

5．1．1 底片分类 将一个全宗内的底片分为负片和返转片两种，并单独整理和存放。

5．1．2 底片的编号

5．1．2．1 在全宗内编流水号。格式如下：

全宗号-底片号

例：13-535

5．1．2．2 底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。

5．1．3 底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号。

5．1．4 按底片号须序将底片袋插入底片册。

5．1．5 反排底片应在底片袋在左上方标明“F”字样。

5．2 说明的编写方法和要求

5．2．1 照片号：宗卷内照片的须序号。

5．2．1．2 底片号：按5。1。2条要求附于的编号。

5．2．1．3 参见号：与本章（组）照片有密切联系的其它档案的档号。格式如下：（类别）档号

例：（文书档案）13-2-58；

（科技档案）G-J-28

5．2．2 文字说明的要素和编写要求

5．2．2．1 文字说明包括事由、时间、地点、人物、被景、摄影者等六要素。

A 事由：照片影象所反映事件、事物的情由；

B 时间：事件发生或事物变化，产生时间和拍摄时间；

C 地点：被拍物所在具体地点；

D 人物：照片影象上主要人物的姓名、身份；

E 背景：对揭示照片影象主题具有一定作用的背景；

F 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。

5．2．2．2 文字说明的编写要求

A：综合运用5.2.2.1条中的六个要素。概括提示照片影像所反映的全部信息；

B：文字简洁、语言通须。一般不超过200字；

C：根据GB2808的规定，日期用八位数表示，第一-4位表示年，第5-6表示月。第7-8表示日。

例：1953年3月20日写作19530320

5．2．3 总说明和分说明

5．2．3．1 一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加说明。

5．2．3．2 凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注芯号。

5．2．4 说明的格式：

5．2．4．1 说明采用横写格式。宽度可根据情况灵活掌握，最窄不得小于50MM。

5．2．4．2 说明应分段书写，格式如下：

照片号/底片号                   拍摄时间

文字说明

参见号                         摄影者

5．2．4．3 单张照片的说明，横画面照片在照片正下方书写，竖画面照片在照片右侧书写。总说明在第一张照片的上方书写。

5．2．4．4  大照片的说明可另纸书写，一同保存。

5．2．4．5  反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。

5．3  照片的整理方法

5．3．1 照片的分类 应在全宗内按年度——问题进行分类，根据实际需要也可按问题——年度分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。

5．3．2 根据分类情况，将照片与说明一起固定在芯页上，并组成案卷。芯页应采用中性纸张，规格为297mmX210mm。

5．3．3  根据照片的规格、画面和说明的字数确定照片固定位置。

5．3．4照片应固定在芯页正面（装订线右侧）。

5．3．5 案卷内的芯页以三十页左右为宜。

5．3．6  卷内目录

      以照片的自然或有总说明的若干张为单元填写卷内目录 。

5．3．6．1 照片号：参见5、2、1、1；

5．3．6．2 照片题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容。

5．3．6．3 参见号：参见5.2.1.3。

5．3．7 卷内备考表  可采用GB9705中的卷内备考表。卷内备考表应放在案卷的最后一页。

5．3．8 卷皮  可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。

5．3．9 按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。

5．3．10 大张照片、反转片应与其它照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考栏内注明“大张”、“反转片”。

5．4 编目

5．4．1 案卷目录  可采用《机关档案工作业务建设规范》3。4条中297MM规格的案卷目录。

5．4．2 案卷目录备考表 可采用GB9705中的297ΜΜΧ210MM规格的目录备考表。

5．4．3 照片档案著录

依照GB3792。5进行。

5．5照片的整理要求

5．5．1 照片要组成案卷（保管单位）。

5．5．2 案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。

5．5．3 档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。

5．5．4 说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。

5．5．5 案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。

5．5．6 有完整的、符合标准格式的案卷目录。

6 保 管

6．1 保管条件

6．1．1 保存底片的适宜温湿度为：温度13-15%，相对湿度35%-45%

6．1．2  保存照片的适宜温湿度为：温度14-24C 相对湿度为40%-60%。

6．1．3 库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防护罩。

6．2 底片应立放

6．3 保管装具

6．3．1 底片袋

用半透明的中性和中性胶粘制成的80MMX100MM或相应规格的纸袋。

6．3．2 底片册

由297MMX210MM的插袋式芯页组成，用于存贮单张底片。

6．3．3 底片盒

95MMX95MM的纸盒，用于存储单张底片。

6．3．4 卷筒纸芯

       用于保存大张底片、照片的装具。推荐内径为Φ76.4+20mm,壁厚2~3mm。

6．4 保管要求

6．4．1 照片入库前要进行检查，对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理，防止受污染的照片、底片入库。

6．4．2 接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。

6．4．3 库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。

6．4．4 对本馆（室）收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。