内蒙古农业大学《归档文件整理规则》实施办法

第一章 总则

第一条 为适应档案管理现代化需要，简化工作程序,提高工作效率,改革归档文件整理方法,依据《归档文件整理规则》（中华人民共和国行业标准DA/T22-2000）和教育部颁布的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》精神，结合本校实际，制定内蒙古农业大学《归档文件整理规则》实施办法。

第二条 本实施办法适用我校在教学、科研、行政管理等活动中形成的，已办理完毕、作为档案保存的各种纸质文件材料及软盘材料的整理。

第三条  归档文件的整理，应遵循文件形成的基本规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用,提高工作效率的原则。

第四条 本实施办法所指的归档文件整理，是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

第二章 归档文件整理的组织工作

第五条 本校各部门、学院在工作中形成的具有保存价值的文件材料，由部门、学院专、兼职档案员进行整理，按照《内蒙古农业大学档案管理办法》和《内蒙古农业大学各部门归档范围与保管期限表》的规定定期向档案馆移交。

第六条 各部门、学院的专、兼职档案员应做好归档文件材料的平时积累、收集，严格登记检查，妥善保管。

第七条 档案馆人员必须严格履行岗位职责，加强与部门、学院的联系，进行业务指导，严把质量检查关。

第三章 归档文件的整理

第八条 归档文件的整理单位与装订

一、归档文件以件为单位进行整理，一般以每份文件为一件。特殊情况可遵循便于整理和利用的原则,根据文件材料的实际情况灵活处理，下列文件或文本在装订时，作为一件：

（一）文件正本与定稿一般应作为一件。如定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿本各作为一件；

（二）正文与附件一般为一件，如果附件数量较多，或者太厚不易装订，也可各为一件；

（三）正文与文件处理单（包括拟办单、发文稿纸、签批条等）作为一件；

（四）原件与复制件作为一件；

（五）转发文与被转发文作为一件；

（六）装订成册的报表、名册、图册等，按其本来的装订方式，一册（本）作为一件；未装订成册而式样同一的表格按一定的单位组为一件;

（七）请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件，可作为一件；

（八）学校会议记录，包括党委常委（扩大）会、书记办公会、民主生活会、校长办公会等，以每次会议为一件，以会议记录本形式记录的保持原有的文件排列顺序。学校各部门、学院的会议记录一年作为一件；

（九）在教学类档案中，一般采用:

1.研究生学位论文按人计件，一般一人作为一件;

2.研究生学位材料按人计件，一般一人作为一件;

3.全日制和成人教育学籍档案一般情况下一个班级作为一件,研究生学籍视实际情况而定；

4.全日制和成人教育招生名册按批次计件，一个批次作为一件或视材料的实际情况而定;

5.学籍变动中的发文、审批表等可视实际情况作为一件或数件；

6.四、六级英语成绩，同一批次的作为一件；

（十）出版物的正本，按出版物正本的自然状态界定件；同一种期刊的不同底稿视作一件。

（十一）仪器设备的随箱材料以其自然形态分别确定件。

（十二）科研档案中，课题研究项目文件材料按其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，视课题不同阶段材料的具体情况确定件。如：研究成果鉴定材料、成果报奖材料、技术文件各为一件或多件。课题成果附件数量较多或者太厚不易装订，也可分别计件。研究论文汇编、技术资料等独立成册的，以其自然状态视作一件；

（十三）基建类档案中，一类基建图纸视作一件；

（十四）财会档案中，一本会计凭证、帐册各为一件，一个会计核算单位的一份报表作为一件。

（十五）行政类审计档案，审计结果通知书与底稿作为一件，如果底稿数量较多，可视情况分为几件。

二、以件作为保管单位的各文种和稿本的排列顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后，或者汉文本在前，少数民族文字文本在后；文件处理单排在文件前面;发文稿纸排在正文后面。

三、对规格大于A4型纸的报表、图样等文字材料，按照A4型纸的尺寸加以折叠，注意尽量减少折叠次数，同时，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。

四、归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整。其主要工作内容包括：

（一）对破损的文件应予修整；

（二）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等。

（三）去除易锈蚀的金属物，包括订书钉、曲别针、大头针等易氧化、腐蚀的装订用品。列为短期保存的文件及已经装订成册的刊物、书籍等(特别重要的除外)，可保持原貌。

五、装订采用左侧装订，文件材料左、下侧应对齐。采用三孔一线法装订。尽量保持文件原貌，不得随意裁切文件。

六、教学档案中的学籍成绩卡每班为一件，并加封面和封底后装订。

第九条 归档文件的分类

归档文件的分类按《内蒙古农业大学档案分类表》执行。

第十条 归档文件的排列

一、归档文件的排列，是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。

二、归档文件的排列应坚持"事由"原则，即同一事由形成的相关文件排列在一起。"事由"是指一件具体的事，一个具体的问题或一段较紧密的工作过程等；同一事由内归档文件的排列，一般按文件形成时间的先后顺序排列，也可按文件的重要程度排列，重要的、结论性的文件在前，其它在后。

三、不同事由归档文件的排列:

（一）按不同事由办结时间的先后顺序排列；

（二）按事由的重要程度排列。将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其它工作形成的排在后面，或将综合性工作形成的文件排在前面，具体业务工作的排在后面；

第十一条 归档文件编号

一、归档文件编号，每件文件分别编写页号，正面编在右上角，反面编在左上角。归档文件材料应依据分类、排列的次序逐件编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

二、归档章设置全宗号、年度、件号、分类号、保管期限（档案馆按规定式样统一刻制）。其中年度采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示；保管期限分永久、长期、短期"表示。

三、归档章一般盖在归档文件首页中间的空白位置，不要压盖文件字迹或与批示文字等重叠。

第十二条 编制归档文件目录

一、归档文件在分类、排列、编号以后，以件为单位编制目录。

二、归档文件目录为A4横式。设置有件号、责任者、文号、题名、日期、保管期限、页数、备注等项目。归档文件目录填写要求如下：

责任者：文件的发文机关或署名者。

文号：文件的发文字号。填写时应照实抄录，不得省略或改动。年度统一使用方括号[]。

题名：文件标题。应对文件的标题照实录入。录入题名时应注意如下问题：

1.作为一件时，编目一般只著录第一份文件，如果第一份文件的标题不能正确揭示该件内容时，应根据该件的内容重新拟写标题，新拟或补充的标题要加"［］"号。

2.文件无标题或标题含义不明时的处理方法：一是文件标题是"通知"或"便函"一类的，根据文件内容重新拟写标题；二是批转性文件只反映字号的，根据文件内容补充题名。基建档案、科研档案涉及工程、课题的材料，著录时要注明相应工程、课题的名称。新拟或补充的题名要加"［］"号；

3.正文有重要附件而正文题名又不反映附件内容的，附件题名须录入，外加"［］"号。

日期：指文件的形成日期（或生效日期）。以8位阿拉伯数字标明年、月、日，如2005年10月9应写为20051009。

保管期限：归档文件保管期限按《内蒙古农业大学部门归档范围、保管期限表》的有关规定进行鉴定、填写。

页数：每一件归档文件的总页数。空白页不计数。单份文件作为一件时，若文件本来就有页码，则不另编页码。来往文书、正文与定稿作为一件时，应将构成该件的各文件页数的总和作为该件的页数。为便于管理，每件都采用铅笔编页号。文件正文编有页号的，只续编底稿页号。

备注：填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。

三、归档文件目录应按规范要求装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、分类号等项目

第十三条 归档文件的装盒

一、档案盒的样式、规格及质量要符合国家有关规定，由档案馆统一提供。

二、归档文件应按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时，按照分类方法，将同一类别文件装在一起，不同类别的归档文件不要装入同一档案盒中。

三、在档案盒盒脊上准确标识各检索项。包括年度、分类号、盒内归档文件起止件号。

四、备考表。是对盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

盒内文件情况说明：要求填写盒内归档文件需要说明的情况，包括该盒内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损等)，整理工作完毕后归档文件的修改、补充、移出、销毁等，以及说明归档目录中备注项加"*"号的内容。

整理人：由兼职档案员签名。

检查人：由部门分管档案工作的负责人审核后签名。

日期：填写归档文件整理完毕的年、月、日。

第十四条 本办法由校档案馆负责解释。

第十五条 本办法自印发之日起执

                                                内蒙古农业大学档案馆

                                                 2005年10月