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档案立卷归档制度
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      为推行文件材料的平时立卷制度,保证各类档案齐全、完整、系统、及时地归档,特制定归档制度如下:

      1.我校实行文书处理部门或业务部门的平时立卷制度。各职能部门将所形成的文件材料,按规范要求立卷后移交校档案馆。

      2.归档范围:凡是针对我校工作具有指导性、指令性的上级来文;学校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属归档范围。

      3.凡归档的文件材料要齐全完整,组卷正确,保持文件材料的内在联系。保管期限划分清楚,卷内文件排列要有条理,完整准确地编写卷内目录,按统一格式装订成保管单位(卷、册、袋、盒)。

凡归档的科技材料,底图蓝图必须符合国家颁发的图样管理制度要求,纸质优良,字迹工整,图样清晰。文字材料不得用圆珠笔、铅笔和复写纸书写,以利于长期保存。

会计档案要使用统一规格的记帐凭证簿、表册;必须装订完整,填写清楚,不得省略;帐簿名称与内容必须相符,否则档案部门拒绝接收。

      4.归档时间和手续

   (1)    党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档。

   (2)    教学档案在次年十月底以前归档。

   (3)    科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两各月内归档。

   (4)    设备仪器档案应在设备、仪器安装后一个月内归档。

   (5)    外事档案应在每次外事活动结束后,把有关文件资料、音像载体材料等汇总,整理后于次年六月底前按档案馆安排时间归档。

 

   (6)    出版物档案在年度终了时归档。

   (7)    会计档案在会计年度终了时,暂由原单位保管两年后再归档。

   (8)    接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时交接双方要签名盖章。

      5.凡属永久保存的本机关重要发文要实行双套制。

更新时间:2013年06月04日 01:21


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