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内蒙古农业大学财会档案管理细则
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    为了加强我校财会档案工作的业务建设,不断提高财会档案的质量和管理水平,更好地为学校和社会主义经济建设服务,依据《内蒙古农业大学档案管理办法》制定本细则。

一、档案工作的基本原则

(一)  凡本校在财务管理和会计活动中直接形成的,具有保存价值的文字材料、凭证、帐簿

报表等材料,均属财会档案。

(二)  高校财会档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,必须集中统一管理,确

其完整、系统、准确,便于利用。

(三)  财会档案工作应纳入财会部门管理制度,纳入财会工作计划、规划,纳入财会部门人员

的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要布置、检查、总结、验收财会档案工作。

(四)要把财会档案工作列入学校发展规划,在经费、设备和人员分配等工作条件上给予保证。

(五)财会档案工作应逐步采用先进的管理技术手段,将所编制的财会档案数据贮入计算机中。大力开发财会档案信息,为我校会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。

二、归档范围的确定

(一)确定的原则

1、归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会具有参考

值和凭证作用。

2、归档的财会材料必须反映财会管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3、归档的财会材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类

特点。

(二)  归档的重点和主要内容:

归档的重点是会计活动中各阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的材料。归档的主要内

包括综合管理、会计凭证、会计账薄、会计报表和工资清册等。归档的内容和保管期限表内容如下:

财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综    合

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

上级有关财务会计工作的文件材料

永久或长期

  2

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长  期 

  3

学校基金管理工作文件

短  期       

  4

有关财务管理方面的其他文件材料

短  期       

  5

会计移交清册

长  期       

  6

财会档案移交保管清册

永  久       

  7

财会档案销毁注册

长  期 

  8

会计证申请及批复

长  期       

  9

世行贷款有关材料

永  久       

  10

会议记录

长  期       

  11

简报

短  期 

CK12  会计报表

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

决算报表(含基建综合决算)

永  久

  2

预算会计报表

短  期 

  3

年度以上规划表、分配计划、测算表

长  期       

  4

年度以上各种统计报表(含工资报表)

长  期       

  5

季度以下各种计划、统计报表

短  期       

CK13  会计帐簿

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

涉及外事会计帐簿

永  久

  2

总帐

长  期       

  3

预算内帐簿(含明细帐、分户或登记帐)

短  期       

  4

预算外帐簿(含明细帐、分户或登记帐)

短  期       

  5

学校专项基金帐簿

短  期       

  6

日记帐(包括银行对帐单等)

长  期       

  7

固定资产明细帐(卡片)

短  期       

 

(固定资产报废清理后保管五年)

 

CK14   会计凭证

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

涉及外事的会计凭证

永  久

  2

预算内各种原始凭证、记帐凭证

短  期       

  3

预算外各种原始凭证、记帐凭证

短  期       

  4

学校基金各种原始凭证、记帐凭证

短  期       

  5

银行存款余额调节表

短  期       

  6

会计拨款凭证及其他会计凭证

短  期       

  7

银行对外帐单

短  期       

  8

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

长  期       

CK15   工资清册

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

工资发停名册、卡片

永  久

  2

工资转移、证明、通知存根

长  期       

  3

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

短  期       

 三、部门立件及归档流程

(一)形成积累

1、财务处处长在制定财会计划时,要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务,确定本部门的专(兼)职档案员。

2、财务处的专兼职档案员,要督促会计承办人员,做好平时材料的收集、积累,注意材料的完整、系统和准确。  

(二)整理组件

1、坚持会计文件材料形成部门立件的原则,各财会部门的专(兼)职档案人员负责将积累的文件组件成册,并定期向档案馆移交。

2、遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组件原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的时间顺序、内容、价值、数量、保管期限分别整理组件。

3、按照会计年度进行组件,不同年度的会计核算材料不能放在一起立件。

4、各种记帐凭证按时间顺序整理,组成一件或多件,每件厚度2cm为宜

5、案件内文件有字的均应编页号,位置在非装订线一侧的右上角。

6、件内材料要去掉金属物,装订线外有字迹的应贴边,损坏的材料要修复。字迹模糊、扩散的应复制并与原件一并立件。

7、件内目录应用于永久、长期保管的案件,按照格式用钢笔填写。“所在张次”只填每份文件的开始页号,最后一份文件填起止页号。

8、备考表记载案件内材料的缺损、补充、移出等需要说明的情况。

9、案件采用三孔一线的方法,粗线装订成册。件内材料右边、下边整齐,在左侧装订。 若装订线处有重要批注者,须进行贴边处理。

10、案件封面应逐项填写清楚。标题要简明,确切地反映件内材料内容,包括责任者、内容、文件类型、名称。用毛笔或粗尼龙笔书写,字迹工整清晰。

11、对于未了结的债权债务及涉外的原始凭证,应单独立件,由档案馆保管到结清债权债务时为止。

三、归档验收

1、财会档案在会计年度终了后,暂由财务部门保管两年后,由财务处兼职档案员将应归档的财会档案编制案件目录,一式二份,送领导审核签字后连同案件集中向档案馆移交。

2、财务处移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确,件内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者,档案馆有权拒绝接收,并要求限期改正后归档。

3、档案馆接收保管的财会档案,原则上应保持原装,个别需要拆封重新整理的,应当会同财务处经办人员共同拆封整理,以分清责任。

4、档案部门对违反会计档案管理制度的有权进行检查纠正。

四、财务档案的管理

(一)分类编号

按国家教委《高等学校档案工作规范》进行分类。

财会档案档号=年度号+财会档案分类号+案件号。

案件号按最下位类目流水。类目下面应依内容集中顺序排列。次序可参考附件一。凭证、报表按年月顺序,帐簿按总帐、日记帐、分类帐、明细帐序。

(二)编目

1、档案馆对接收的案件在件脊上填写年度号、分类号、案件号、封面填写档号。

2、编制案件目录、分类目录,分别为机打目录和手工检索目录。

(三)鉴定和销毁

财会档案的鉴定、销毁程序和手续按《内蒙古农业大学档案馆档案鉴定和销毁制度》执行。

五、会计档案的开发利用

(一)编制各种形式的参考资料,如数据汇编、数字分析等,积极为利用者提供服务。

(二)建立利用档案效果登记制度,有记载利用档案后得到的社会效益和经济效益,以促进档案的收集工作。

(三)利用计算机开展多种形式的服务。

六、财会档案工作岗位责任制

(一)分管财务工作的校领导职责

1、贯彻《档案法》和上级档案工作的方针、政策和法规,把财会档案工作列入计划,纳入学校议事日程,在经费、用房、人员配备、干部培养等方面提供条件。

2、定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。

(二)财务处处长职责

1、组织编制本部门工作规划、计划时要将财会档案作为一项重要内容纳入其中。

2、制定本处人员立件要求和部门管理制度,设立专兼职档案员负责本处财会档案工作,并监督承办人员执行。

3、对经办人员提出要求,定期检查,做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。

4、为本部门的专兼职档案干部开展工作提供必要条件。

(三)财务处专、兼职档案干部职责

1、在部门负责人领导下,协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。

2、将已收集积累的材料,检查是否完整、系统、准确,然后按要求进行整理组件。

3、做好暂存在本部门档案的分类、编目、登记、保管、利用等工作。

4、接受档案馆的业务指导、监督、检查,并做好交办的有关档案工作任务。

5、按《内蒙古农业大学档案管理办法》定期向档案馆移交档案。

(四)财务处会计人员职责

1、按规定做好会计核算材料的收集、积累工作。

2、整理本人承担办理的会计档案材料并组件。

3、主动配合相关材料的合并组件事宜。

 

内蒙古农业大学档案馆

更新时间:2013年06月03日 07:41

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