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内蒙古农业大学出版档案管理实施细则
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    为了提高我校出版档案工作质量和管理水平,充分发挥其作用,更好地为学校和社会服务,依据《内蒙古农业大学档案管理办法》制定本细则。

一、出版档案工作基本要求

(一)学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料,均属出版档案。

(二)出版档案是国家科学文化和学校教学、科研发展的历史记录,是学校档案的重要组成部分。出版档案必须实行集中统一管理,以确保其系统、完整,便于开发利用。

(三)学报编辑部及出有刊物的单位,要有一位负责人分管出版档案工作,并确定专(兼)职档案员,协同档案馆,认真做好出版档案的收集整理和立件归档工作。

二、归档范围的确定

(一)确定的原则:编辑出版管理和活动中形成文件材料,必须对学校和社会当前与长远有参考价值和凭证作用;出版文件材料必须反映出版活动的全过程;出版文件材料保持有机联系,遵循其自然形成规律,反映出版材料的全套性。

(二)归档的主要内容:归档的主要内容包括综合管理、出版物编审及出版等方面的内容。具体归档范围及保管期限表如下:

出版类档案归档范围和保管期限表

CB11   综合管理

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

上级有关编辑出版工作的文件

长  期       

  2

上级召开的编辑出版工作会议文件

短  期       

  3

 

本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录

永  久             

  4

本校编辑出版工作规章制度、统计报表

永  久       

  5

编辑出版部门管理形成的文件

短  期       

CB12  出版物项目

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

编辑出版合同、协议书

长  期 

  2

出版请示和批复

长  期 

  3

 

原稿(含照片、手迹原件)和复制件(退还作者后应有原稿签收单)

长  期 

  4

各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

长  期 

  5

封面设计图样

短  期       

  6

出版通知单、书刊、音像出版物样品

永  久       

  7

出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酬、版税通知单

短  期 

  8

或奖或受查处情况的文件材料

长  期       

  9

有参考价值的读者来信、重要评论

短  期 

  10

再版修改意见

短  期 

 

以上主要对书稿、音像出版物而言,报纸、刊物可酌减

 

三、立件与归档

(一)学报编辑部、宣传部等部门指定专人(兼职档案员)将本部门形成的工作规划、计划、规章制度、统计报表等文件材料,按年度收集整理成件,按时向档案馆移交。

(二)出版、编辑部门的专(兼)职档案人员注意归档材料的平时积累和保管,对归档材料整理时,按彼此间联系进行系统排列,编好件内目录,连同原稿、清样、书稿一同保管。

(三)综合管理性文件材料按内容一年立若干件。去除件内金属物,修补破损处,用线装订。装订成件后不能盖住字迹,每件内订一份件内目录,一份备考表,右下边要求整齐(件内严禁圆珠笔、复写纸字迹),封面填写提名,件内逐页填写页号。照片和不便装订的手迹,应放入特制的小袋内装订。

(三)出版物档案以书、刊名称立件,一书一刊组成一件或数件,但不可混年立件。跨年度的出版档案,放在出版物出版的年度。

(四)学报编辑部、宣传部等部门的兼职档案员应在次年六月底前按档案馆安排的时间进行档案移交,移交时填写案件目录一式二份。

四、出版档案的开发利用

(一)出版档案开放的原则及借阅手续均按《内蒙古农业大学档案管理办法》执行。

(二)出版档案在一定时期内须保密或控制使用的部分,特别是专家审稿意见应规定不同要求,利用时经编辑部门负责人批准。

(三)定期编辑出版档案汇编或内容摘要,在学校内部提供利用,并有选择地进行外部交流。

五、出版档案工作岗位责任制

(一)分管出版编辑工作的领导职责

1、将出版类档案工作列入出版物工作的长远规划和年度计划。

2、将出版物档案工作纳入有关人员规章制度,并督促出版物有关部门和人员执行

3、定期检查和研究出版物档案工作中存在的问题,并认真给予解决。

(二)出版、编辑部门领导职责

1、把出版档案工作列入本单位工作规划和年度计划,并监督落实。

2、制定有关管理制度,确保出版档案工作纳入管理工作中。确定专(兼)职档案员具体负责此项工作,定期检查出版档案工作中存在的问题,并认真予以解决。

(三)出版、编辑部门兼职档案干部职责

1、在部门负责人的领导下,做好出版档案材料的平时积累工作。

2、检查接收归档的材料是否完整、系统、准确,组件是否符合要求。将已收集齐全的案件按规定装订后,于每年六月底前按档案馆安排的时间集中向档案馆移交。

3、完成学校档案部门委托办理的有关工作。

 

内蒙古农业大学档案馆

更新时间:2013年06月03日 07:39

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