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内蒙古农业大学设备类档案管理实施细则
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    为了加强我校精密贵重仪器和大型设备档案的管理工作,不断提高科学管理水平,逐步实现我校档案工作规范化,更有效地为学校教学、科研等工作服务,依据《内蒙古农业大学档案管理办法》制定本细则。

一、设备档案工作基本原则

(一)凡作为学校固定资产精密贵重仪器和大型设备10万元以上(含10万元),在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报费等全部活动过程中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像材料,以及随机材料均属仪器设备类档案。

(二)设备档案必须坚持集中统一管理的原则,便于开发利用,确保设备档案的完整、准确、系统和安全。

(三)设备档案是我校的重要技术储备,是开发和利用仪器设备资源的必要条件,建立设备档案是设备管理工作的重要内容之一,各主管机构和基层单位应把设备档案的立件归档及使用纳入仪器设备的管理制度之中,切实做好。

二、设备档案归档范围确定

(一)确定的原则:

1、设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用等各个环节中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2、归档的文件材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,保持与实物一致,并具有成套性。

3、作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、新等仪器设备。均需归档。

(二)归档的重点和主要内容

    归档的重点是仪器设备项目各个环节形成的不同载体的文件材料,包括全套随机图样;本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件材料作为科研成果归入科研档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。

    归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面材料。具体归档内容和保管期限表如下:

仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11  综   合

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

 

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

 

长  期             

  2

本校仪器、设备管理的规章制度

长  期 

  3

设备工作计划、报告、总结、调查材料

长  期       

  4

本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

长  期 

  5

本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调试报告和批复

长  期 

  6

本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

长  期       

SB12 仪器设备项目

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

申购报告、计划、论证报告、论证会文件、记录等

长  期

  2

上级或主管领导批复和准购批示

长  期

  3

订购合同(复印件)和会义记要、记录等

长  期

  4

进口设备过程中有关的技术商务文件

长  期

  5

开箱记录及装箱单

长  期

  6

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

长  期

  7

验收报告及文件材料

长  期

  8

索赔来往函件及结果文件

长  期

  9

设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

  10

使用、检修、故障事故记录(设备绿履历书)

与设备共存

  11

重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

  12

技术改造和开发过程中形成的技术文件材料

与设备共存

三、设备档案归档要求

1、设备档案需按照归档范围中各项内容分别立件;

2、按规定填写件内目录,备考表、档案编号和案件目录;

3、对于基层设备使用部门经常使用的部分设备档案案件,可由基层部门保存,但须办理借存手续,并指定专人保管。

4、设备类档案档号为:年度号+设备档案分类号+案件号。年度号为设备购置年度,案件号按最下级类目编流水号。

5、设备调出、报废后,档案应随设备交到设备科。

四、设备档案开发利用

(一)了解掌握本单位设备档案和技术状态,定期编制设备档案目录和参考资料,为设备部门做好参谋。

(二)发挥档案人员熟悉和掌握学校设备分布情况和技术状态优势,为科技人员牵线搭桥,充分发挥学校设备潜力,提高设备档案利用率,提高经济效益。

五、设备档案的岗位职责

(一)分管设备工作校领导职责

1、重视和关心各级设备管理使用部门有关设备档案工作规章制度的建立及执行情况,把设备档案工作列入学校设备工作计划,在经费、人员配备及工作条件方面等方面给予支持。

2、定期检查和研究解决设备档案工作中存在的实际问题。

(二)设备管理部门领导职责

1、制定和健全有关管理制度,确保设备档案工作全面纳入设备的采购和管理之中,并监督各部门执行;

2、领导设备科专(兼)职档案员工作。

(三)设备档案专(兼)档案员职责

1、督促各有关单位人员按学校规定形成和积累仪器设备文件材料,并

定期收集。

2、按设备计划、采购工作的程序,形成、积累管理性与技术性文件材

料,验收或索赔结束后整理归档。

3、学校档案部门参加重大仪器设备的开箱验收工作,对文字材料和技

术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待厂家补齐后方可办理相应手续。

4、真正做好设备随机文件材料的清点、组件工作。

5、检查、督促使用人员坚持做好仪器设备使用、维修、检修、改造工

作记录,并将所形成的技术文件材料按规定整理后移交学校档案部门。

                                       

    内蒙古农业大学档案馆

更新时间:2013年06月03日 07:36

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