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内蒙古农业大学基本建设项目档案管理细则
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    为了做好本校基本建设项目档案资料管理工作,充分发挥档案资料在工程建设、生产(使用)管理、工程维护和改建扩建中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局、国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》,结合基本建设工作的具体情况,特制定本实施细则:

 

一、基建档案工作基本原则

 

(一)基本建设项目档案资料是指各建设项目从酝酿、决定到建成投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的文件,包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成的文字、图表等载体材料。

(二)基本建设项目的档案资料工作要与项目建设同步进行。项目申请立项时,即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作,项目竣工验收时,完成文件材料的归档和验收工作。

(三)项目建设过程中,建设单位、工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、勘察设计单位、施工单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料应按时整理、移交建设单位。

(四)基建档案要按照统一领导,统一管理档案的原则,管理好基本建设项目的档案资料,确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

 

二、基建档案材料的整理

 

(一)档案资料形成积累整理要求

1、建设项目实行总承包的,各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。

实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目,竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。

2、建设项目实行由几个单位分别承包的,各承包单位应收集、整理所承包工程的档案资料,交建设单位汇总、整理,或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。

3、建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须有一位负责人分管档案资料工作,并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构,配备档案资料管理人员,制定管理制度,统一管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证资料安全的库房和设备。

4、凡有引进技术或引进设备的建设项目,要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作,无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料,均应交档案部门统一管理。档案部门要加强提供利用手段和措施,保证使用。

5、归档的文件材料要字迹清楚,图面整洁,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

6、对超过保管期限的基本建设项目的档案材料必须进行鉴定,对已失去保存价值的档案材料,经过一定的审批手续,登记造册后方可处理,保密的档案材料应按保密规定进行管理。

7、设计大中型建设项目时、均应设计与工作任务相适应的,符合要求的档案资料库房,并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备,其费用列入工程总概算。

(二)竣工档案资料管理要求

1、竣工图是工程的重要档案,工程承包合同或施工图的要求,对竣工图的编制、整理、审批、交接、验收做出规定,施工单位不按时提交合格竣工图的,不算完成施工任务,并应承担责任。

2、施工单位要做好施工记录、检验记录、交工验收记录和签证等,整理好变更文件,按规定编制好竣工图。工程竣工验收前由主管部门、建设单位组织检查竣工图的质量,基本建设主管部门,施工企业的主管部门应检查施工单位编制施工档案的质量。

 

三、归档范围的确定

 

(一)确定的原则:基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会有参考价值和凭证作用;归档基建材料必须遵循自然形成规律,保持其有机联系,与实物一致,并且有成套性;归档的材料必须反映基建管理和项目建设全过程,保证完整、准确和系统。

(二)归档范围及保管期限表

基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表

   JJ11     综 合

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

上级在关于基建工作的文件

长  期 

  2

基建工作规章制度

长  期 

  3

基建工作计划、总结、简报

长  期 

  4

基建工作总体规划

永  久

  5

基建工作年度(季度)总结、统计报表

永  久 

  6

基建工程财务预、决算

长  期 

  7

全校性总体规划、设计总平面图

永  久

  8

水、电、气管道分布图

永  久 

  9

地质勘探、地形测量材料

永  久

JJ12—1   可行性研究

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

项目建议书及上级批复

永  久

  2

可行性研究报告

永  久

  3

项目评估

永  久       

  4

环境预测、调查报告

永  久 

  5

设计任务书及计划任务书

永  久

JJ12—2   设计基础

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

 

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验实验报告、重要土、岩样及说明

永  久 

 

  2

 

地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永  久 

 

  3

水文、气象、地震等其它设计基础材料

永  久 

JJ12—3   设计文件

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

初步设计

永  久

  2

技术设计

永  久

  3

施工图设计

短  期       

  4

技术秘密材料、专利文件

永  久

  5

设计计算书

长  期 

  6

关键技术实验

永  久

  7

总体规划设计

永  久

  8

设计评价、鉴定及审批

长  期 

JJ12—4    工程管理文件

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永  久

  2

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永  久

  3

施工执照

永  久       

  4

环保三同时、消防、卫生等条件,水、电、暖供应协议书

永  久 

  5

产权证书

永  久

JJ12—5     施   工

序号

         类      目       名        称

保管期限

1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

土地施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

短  期

 

(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

长  期

 

(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定

长  期

(4)建筑材料实施报告

长  期

(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

永  久

(6)土建施工定位测量地质勘探

永  久

(7)土、岩实验报告、基础处理、基础工程施工图

永  久

(8)隐蔽工程验收记录

永  久

(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永  久

 

(10)分项、分单位工程抽量检查、评定

长  期

(11)交工验收记录证明

长  期

(12)竣工报告、竣工验收报告

永  久

2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

设备及管线安装施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

短  期

 

(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长  期

 

(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

长  期

(4)隐蔽工程检查验收记录

长  期

(5)强度、密闭性试验报告

长  期

(6)设备测试记录

短  期

(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

长  期

(8)系统测试、实验记录

长  期

(9)管线清洗、通水、清毒记录

短  期

(10)管线标高位置、坡度测量记录

长  期

(11)中间交工验收记录证明、工程质量评定

长  期

(12)竣工报告、竣工验收报告

长  期

3

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

电气、仪表安装施工文件

(1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审

短  期

 

(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

长  期

 

(3)调试、整定记录

长  期

(4)性能测试和校核

长  期

(5)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

长  期

(6)操作、联动实验

短  期

(7)电气装置交接记录

短  期

(8)中间交工验收记录、工程质量评定

长  期

(9)竣工报告、竣工验收报告

长  期

JJ12—6     竣工验收

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

竣工验收报告

永  久

  2

全部竣工图纸

永  久

  3

质量评审材料

永  久       

  4

工程现场声像材料

永  久 

  5

竣工验收会议决议文件

永  久

JJ12—7  基建财务、器材管理

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

财务计划、年度计划

短  期

  2

工程概算、预算、决算

永  久

  3

主要材料消耗、器材管理

短  期

  4

交付使用的固定资产

永  久 

JJ12—8  生产技术准备、试生产

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

技术准备计划

短  期       

  2

试生产管理、技术责任制

长  期 

  3

试车方案、产品技术参数、性能、图纸

短  期       

  4

设备试车、验收、运转、维护记录

长  期 

  5

安全操作规程、事故分析报告

长  期 

  6

技术培训材料

短  期       

  7

工业卫生、劳动保护材料

长  期 

 

四、基建档案的开发与利用

 

(一)定期编制基建档案内容摘要及各种检索卡片、目录等,在单位内部提供利用的同时,有选择地对外进行交流。

(二)发挥基建档案资料的法律凭证作用,为保护房、地、产等权益提供凭证。

(三)注意收集、登记利用基建档案资料后取得的社会效益,并将实例汇集成册印发宣传。

 

五、基建档案岗位职责

 

(一)    分管基建工作的校领导职责

1、贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规,把档案工作列入本单位的发展计划、为发展档案工作提供条件。

2、定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。

(二)基建管理部门领导职责

1、把基建档案工作纳入基建管理工作中,并监督各部门执行。

2、会同档案部门编制档案工作长远规划和年度计划,制定和健全有关的管理制度。

3、努力做到各工程项目形成积累档案材料与基建进展同步进行。

4、提出基建档案的保管期限和密级。

5、参加基建档案资料的鉴定工作。

(三)基建部门兼职档案干部职责

1、负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立件归档工作,保证文件材料的完整、准确、系统。

2.根据文件材料不同种类的特征,合理分类存放,便于平时利用和立件归档。

3、归档案件要组件合理,编写页号准确,备考表、件内目录填写清楚,案件标题简明扼要。

4、接收档案部门的业务指导和督促检查,按规定时间向档案馆归档。

 

 

                         内蒙古农业大学档案馆

更新时间:2013年06月03日 07:34

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