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内蒙古农业大学产品生产与科技开发类档案管理细则
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    为提高我校产品生产与科技开发类档案管理水平,更好地为学校教学、科研提供有效的服务,依据《内蒙古农业大学档案管理办法》制定本细则。

一、产品生产与科技开发类档案管理原则

(一)本校校办企业和经济实体单位在设计、生产、经营过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料均属产品生产与科技开发类档案(简称产品档案)。

(二)产品类档案必须实行集中统一管理,确保档案的完整、系统、准确和安全,方便开发利用。

(三)产品类档案是办好校办工厂和经济实体的重要基础工作之一,也是衡量校办工厂和实体管理水平重要标准之一,必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合,在布置检查验收总结产品工作时,同时布置检查验收总结档案工作。   (四)把产品档案工作列入学校科技产业发展计划,配备必要的人员和经费。

二、产品档案的归档范围确定

(一)确定的原则:

1、归档的产品生产与科技开发活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作

2、归档的产品与科技开发文件材料,必须反映产品生产管理、经营、销售和产品生产各个环节的全过程,保证完整、准确和系统。

3、归档的产品与科技开发文件材料,必须遵循自然形成规律,保持其有机联系,必须保持与实物一致,并且具有成套性

(二)归档的主要内容:

    产品档案的归档内容包括科技产业综合管理和产品项目两部分,重点是产品项目的设计、生产、销售过程所形成的关键性文件材料。归档范围及保管期限表如下:

 

产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表

CP11  综   合

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

上级关于产品生产与科技开发管理的文件

长  期 

  2

 

本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表、责任书等

长  期 

 

  3

产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示

长  期       

  4

 

产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料

长  期 

 

  5

产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表

永久或长期

  6

会议记录、材料

长  期

 

CP12—1   销售管理

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

产品用户清册

长  期 

  2

产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录

长  期 

  3

用户反馈的产品技术文件材料

长  期       

  4

产品说明书、宣传品、广告样张

短  期 

  5

产品用户校验协议

短  期       

 

CP12—2  产品计划准备阶段材料

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

 

任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、发展建议书、上级指示批文

长  期 

 

 

 

 

 

CP12—3  产品生产设计(研制)阶段材料

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

总体方案设计材料

长  期 

  2

全套设计定型图纸

长  期 

  3

技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录分析报告

长  期       

  4

通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录

长  期 

  5

阶段性技术总结、产品设计工作总结、设计定型报告及批复

长  期 

  6

产品说明书 、技术条件、标准、产品证明书等

长  期

 

CP12—4产品生产试制与鉴定阶段材料

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

实验大纲、实验记录及实验工作总结

长  期 

  2

鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证

长  期 

  3

实验规程和记录、样机底片、照片等

长  期       

  4

得奖材料、专利材料

长  期 

  5

论文专著

长  期 

 

CP12—5  产品生产阶段材料

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划

长  期 

  2

全套工艺定型图纸、技术条件说明书

长  期 

  3

 

工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析和鉴定材料等全部工艺文件材料

长  期 

 

  4

材料定额和代用单,工时定额

短  期 

  5

生产定型报告及批复

长  期 

  6

重大质量事故分析,重要连席会议纪要

长  期 

  7

各种更改单及技术通知单

长  期 

  8

生产工作总结报告、技术工作总结报告

长  期 

 

三、产品类档案的立件与归档流程

(一)根据国家教委制定的档案业务工作规范,结合我校的实际情况,我校产品档案采取档案馆宏观管理,产业集团总公司和各工厂经济实体具体管理的方式。

校档案馆根据有关法规,制定内蒙古农业大学产品档案规章制度,并负责对产业档案工作进行业务指导和培训。产业集团总公司设专(兼)职档案员,负责布置检查监督各工厂、经济实体档案资料的收集、归档和管理。各工厂、经济实体单位建立档案室并设档案员,负责按照学校产品档案管理细则收集、整理、保管和开发利用档案等项具体工作。

(二)工厂技术部门和产品设计组从产品立项开始就布置产品档案的形成、积累任务,并指定专人负责整个过程的文件材料积累工作。

(三)产品鉴定或定型后,科技人员把产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系,整理组件移交档案人员。档案人员负责检查归档的完整、准确、系统情况,整理成件后归档保存。

(四)案件整理要根据产品生产与科技开发中技术文件材料的自然形成规律,按照其有机联系和便于利用查考的组件原则,将每一个产品项目组成一件或多件,反映产品项目的关键材料放在开始,底图单独存放。

(五)对组好件的技术文件材料进行逐页编号,以件为单位的文件应在右上角加盖件号章。

(六)填写件内目录和备考表;

(七)新产品在成型鉴定前,档案部门会同技术管理部门对应归档文件进行审查验收、并出具证明材料。没有档案部门的证明材料,不能进行鉴定投产工作。

(八)产业集团总公司及经济实体单位每年按规定时间向学校档案馆移交档案。

四、产业档案的管理

(一)产品档案的档号格式为:年度号+分类号+案件号。年度号为产品投入生产和科技开发的自然年度。分类号为产品类档案的类别代号(参照实体分类编号方案执行),案件号为分类号下面的案件顺序号。

(二)产业集团公司及经济实体应及时对收集整理的档案编制案件目录、分类目录、系列产品专题目录。

(三)对已归档的技术文件需要更改时,必须填写更改通知单,经产品设计负责人或有关主管负责人批准后方可更改有关技术文件。对更改后的文件,连同更改通知单一并归档。

(四)产品档案的鉴定、销毁、统计按有关规定执行。

五、产品档案的开发利用

(一)产品档案的借阅按有关档案借阅制度执行。

(二)档案馆要及时编制产品档案目录及其他检索工具,积极主动准确地提供档案,为产品生产服务。

(三)在档案管理中必须严格执行国家《保密法》、《专利法》等有关法律,确保产品档案的安全,维护科技人员的合法权益。

(四)注意收集登记利用产业档案后取得的经济效益和社会效益,编印成册,广泛宣传。

六、产品档案工作岗位责任制

(一)分管科技产品校领导职责

1、认真执行《档案法》,组织有关人员学习档案工作的方针政策。把档案工作纳入本单位的发展计划,确保归档材料的齐全、完整。使档工作得以顺利进行。

(二)生产及产品设计部门负责人职责

1、把档案工作纳入有关部门及有关人员职责范围,对本单位所需人员、设备、经费给予支持。

2、加强档案工作知识的宣传教育,提高全体工作人员档案意识,自学做好档案的归档工作。

3、了解各岗位技术文件材料的形成、积累情况,检查、督促有关人员在产品定型后,把自己所承担部分的技术材料整理后交兼职档案员,并负责验收归档材料的完整、准确及系统。

4、负责提出案件密级和保管期限,指导档案人员做好立件归档工作。

5、督促档案人员及时向档案馆移交档案,并办理完善交接手续。

(三)生产及产品设计部门专(兼)职档案人员职责

1、按归档要求做好产品档案的积累、收集、整理立件归档工作,保证产品档案的齐全、完整。

2、根据产品档案的类型特征,合理分类存放,做好平时立件归档工作。

3、执行国家有关科技档案保密制度,确保产品档案的安全,维护科技人员的合法权益。

4、自觉做好档案工作,任何个人不得以任何借口将应归档的文件材料据为己有。

                              

 

 内蒙古农业大学档案馆

更新时间:2013年06月03日 07:29

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