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内蒙古农业大学科研档案管理实施细则
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    为了加强科学技术研究档案(以下简称科研档案)整理立件归档工作,充分发挥高校科研档案在学校和经济建设中的作用,依据《内蒙古农业大学档案管理办法》制定本细则。

一、基本原则

(一)凡是在科学技术研究与管理实践活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属科研档案。

(二)科研档案是重要的信息资源,是学校和国家的宝贵财富。必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

(三)科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须纳入科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中,与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理,即下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与出具科研课题归档情况的证明材料同步。

(四)把科研档案工作列入科研处科研工作的发展计划中,并逐步采用先进技术手段管理。为学校工作和社会发展服务。

(五)科研档案实行科研处、项目(课题)负责人、各单位专(兼)职档案员三方汇总立件制度。

二、科研档案归档范围的确定

(一)确定的原则:

1、归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用;

2、归档的科研材料必须反映科研管理、科研项目活动的全过程,保证完整、准确、系统;

3、归档的科研材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,照顾不同学科、不同专业的科研材料特点和成套性;

 

4、几个单位协作完成的研究课题,由主持单位归档,保存一套档案。协作单位保存自己所承担任务中形成的科研材料复制件。如确系涉及协作单位的合法权益,应在协议、合同或委托书中明确其科研材料的归属,但协作单位应将承担课题部分的目录提供主持单位;

5、与国外合作的研究课题,应归入外事档案。

 

(二)归档的重点及主要内容:归档的重点是本校承担的科研项目各阶段形成的文件材料,如科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、申报奖励、应用推广阶段等。特别是国家和部委下达的重要研究项目以及获得国家各类成果和省部级重要成果奖的项目。

归档的主要内容包括科研综合管理、科研项目材料等。具体内容和保管期限表如下:

 

科学研究类档案归档范围和保管期限表

KY11 综   合

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

上级与本校科研行政管理文件材料及各种统计报表

长  期

  2

科研计划管理文件材料

永  久

  3

科研成果管理文件材料

长  期

  4

科研经费管理文件材料

长  期

  5

申报科学基金及有关批复

长  期

  6

学会工作(学术活动)材料

短  期 

KY12—1 科研准备阶段

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

开题报告与课题调研论证材料

长  期

  2

任务书、合同、协议书

永  久

  3

课题研究计划、设计

长  期

  4

计划执行情况、计划调整或撤消报告

短  期 

  5

课题投资和预决算材料

短  期 

KY12—2  研究实验阶段

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

   

实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(含关键配方、工艺流程及综合分析材料)

永  久

 

  2

 

数据处理材料:包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)

永  久

 

  3

 

设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等

永  久

 

  4

研究工作阶段小结、年度报告

长  期

  5

配套的照片、底片、录音带、录象带、幻灯片影片拷贝等、

永  久

  6

样品、标本等实物的目录

永  久

KY12—3  总结鉴定阶段

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

研究报告、研制报告

永  久

  2

论文专著

永  久

  3

工艺技术报告

永  久

  4

技术诀窍报告

永  久

  5

专家评审意见

永  久

  6

鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)

长  期

  7

鉴定证书

永  久

  8

推广应用意见

长  期     

  9

课题工作总结

长  期

KY12—4  申报奖励阶段

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

科研成果登记表

永  久

  2

科研成果报告表

永  久

  3

科研成果奖励申报与审批材料

永  久

  4

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件或影印件

永  久

  5

专利申请书或证书原件或影印件

永  久

KY12—5   推广应用阶段

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

转让合同、协议书

永  久

  2

生产定型鉴定材料

永  久

  3

成果被引用或投产后反馈意见

短  期 

  4

推广应用方案及实施情况

长  期 

  5

扩大试生产的设计文件、工艺文件

长  期 

  6

成果宣传报道材料

短  期 

  7

对外学术交流材料

长  期 

三、归档流程

(一)科研处和各课题组按各自的职责范围,分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关材料。

(二)课题组长在制定和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。

(三)课题组在项目鉴定或结题前,按整理立件要求将完整系统的材料整理、立件移交档案馆。档案馆经审查验收合格后开具归档证明。

(四)科研处根据归档证明,符合要求者批准鉴定或结题,否则不准鉴定或结题。

(五)归档的科研材料必须格式统一,字迹工整,签字手续完备。

(六)科研综合管理性文件由科研处负责整理立件,于次年6月底前按档案馆安排的时间按时归档。

四、整理组件要求

(一)根据科研材料形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的组件原则,以及材料的内容,价值、数量和载体形式等实际情况,将每个研究课题的材料进行系统整理,视其材料的多少组成一件或一题数件。将最能反映课题概况的科研材料,如开题报告、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等整理组成综合件,排放在课题全部案件之首,其它材料按科研阶段依次系统整理组件。

(二)不可分开的科研材料按以下要求排列:正件在前附件在后,印件在前原稿在后,批复在前请示在后。

(三)拆除件内金属物,对损坏的科研材料进行修补,用科技档案盒(夹)方式保管,每件科研材料用线绳装订。

(四)科研管理部分的文件材料,按党、政档案要求组件装订。件内材料按顺序编写页号,无论单面或双面只要由文字,均应一面编写一个页号,以件为单元,在每件文件材料的右上角盖上件号章,并逐项填写。

(五)科研处负责组织归档前的鉴定工作,提出每个案件的保管期限和密级划分的具体意见。密级分为绝密、机密、秘密三种,按《科学技术材料保密条例》办理。

(六)填写件内目录、备考表和案件封面。

(七)归档的科研材料必须字迹工整、格式统一、图样清晰(禁止使用圆珠笔或复写字迹)。

五、科研档案的开发利用

1、根据科研工作的需要和条件的可能,选择重点研究课题,主动介绍有关的档案材料,进行定题跟踪服务。

2、了解与本单位有关的技术市场动态,积极为开拓市场经济提供服务。

3、定期编制科研档案目录或内容摘要,在单位内部提供利用并有选择地进行外部交流。

4、充分发挥科研档案法律凭证作用,为保护科技成果所有权及正确处理科研工作中的各种权益问题提供凭证。

5、根据科研管理的需要,编辑科研成果简介、论文汇集、专业数据、专题资料等,为利用者服务。

6、在科研档案开发利用中,严格执行国家和科技保密、专利等法规制度。

六、科研档案工作岗位责任制

(一)分管科研工作的校领导职责

1、组织贯彻国家和本单位有关档案工作的方针政策和法规,把科研档案工作列入本单位科研工作的发展计划中,为发展科研档案工作提供条件。

2、定期检查和研究档案工作中存在的实际问题。

(二)科研处分管档案工作领导岗位职责

1、将科研工作纳入科研管理的长远规划和年度计划。

2、制定和健全有关的管理制度,把科研档案工作全面纳入科研管理工作之中,并督促各部门执行。

3、支持档案部门的工作,组织参加对科研档案组件质量的检查。

 (三)科研项目主持人职责

1、课研课题科研文件材料的整理和归档工作,提出建档计划,明确课题组成员形成积累有关科研文件材料的任务并进行检查。在课题结束后,组织收齐并系统组件,保证归档材料完整、准确、系统。

2、提出科研档案案件的保管期限和密集,填写科研档案归档说明书,并组织填写件内目录、备考表及档案移交清单。

3、向科研管理部门专(兼)职档案干部办理移交手续。

(四)科研处专(兼)职档案员职责

1、根据出具档案管的归档证明,准许课题鉴定及结题。

2、收集、审查课题组上交的科研成果及推广档案材料,保证科研材料的完整、系统、准确。

3、负责科研综合性材料的整理、立卷、归档。

 

 

内蒙古农业大学档案馆

更新时间:2013年06月03日 07:25

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