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内蒙古农业大学教学类档案管理实施细则
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    教学档案工作是高校档案的重要组成部分。是反映我校教育发展与教育改革的重要依据之一。为了加强教学档案工作,充分发挥其在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化,更好地为学校的发展服务,依据《内蒙古农业大学档案管理办法》制定管理细则如下:

一、教学档案工作的基本原则

(一)凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

(二)教学档案是教学管理的重要组成部分,纳入教学管理制度;纳入各级管理人员岗位责任,作为考核教学管理水平的标准之一。教学档案管理要做到“四同步”,即:下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学材料形成积累情况同步;评审、鉴定、教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步;考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。

(三)教学档案是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一,必须实行集中统一管理,凡属永久性保存的教学档案一律移交校档案馆保存,不属永久保存的材料由学院档案室保存(二级管理)。

(四)校、院(系)管理部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的档案干部,统一管理本部门教学文件材料,并按期向档案馆移交教学档案。属院(系)级管理的教学档案移交院(系)档案室。

(五)归档的教学材料必须有参考价值和凭证作用;必须遵循其自然形成规律保持有机联系;保证完整、系统、准确。

(六)努力实现教学档案从经验管理向科学管理转变,逐步参与教学管理,成为教学管理和教学改革的参谋部。

 

二、归档的重点和主要内容

 

(一)归档的重点是本校在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

(二)归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面,具体范围及保管期限表如下:

 

教学类档案归档范围和保管期限表

JX11  综  合

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

上级下达的有关教学工作的文件材料

长  期

  2  

    

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久或长期

 

  3

 

学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结

永久或长期

     

  4

教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长  期

  5

非学历教育的培训班、进修班材料

长  期

  6

统计报表

永  久      

  7

学生运动会材料

长  期

  8

会议记录、纪要

长  期

  9

各种教学及管理会议材料

长  期

  10

各种通知等

短  期

  11

其他有保存价值的材料

短  期

JX12  学科与实验室建设

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

长  期

  2

学科、专业实验室论证、评估、申报、审批材料

永  久 

  3

重点学科、专业、实验室建设材料

永  久 

  4

学科、专业实验室建设计划、简报、总结材料

长  期 

  5

学科、专业实验室建设统计报表

永  久       

JX13  招   生

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

上级有关招生工作的文件材料

长期或短期

  2

招生计划、规定、生源计划

长  期 

  3

新生录取材料及新生名单

永久或长期

  4

委培、代培、自费生计划、合同及名单

长  期 

  5

招生宣传招生工作总结

短  期       

  6

研究生入学试题及指导教师名册

长  期      

JX14  学  籍  管  理

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

新生入学登记表

永  久

  2

学生学籍卡片

永  久

  3

学生成绩总册

永  久

  4

在校学生名册

永  久

  5

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

长  期       

  6

学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)

长  期      

  7

学生处分材料(包括会议记录)

长  期

JX15  课堂教学与教学实践

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

各专业教学计划、教学大纲及学校有关文件

永久或长期

  2

课程建设要求及安排、校历课、课表、开课统计表

长  期 

  3

各学院(系)、科、专业课程试题库

长  期

  4

典型教案、重要备课记录

长  期 

  5

教学实习、生产实习计划、总结及有关材料

短  期       

  6

社会调查、计划、总结及有关材料

短  期       

JX16  学  位

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

上级有关学位工作文件材料

长  期

  2

本校学位评定条例、办法及计划、总结

长  期 

  3

学位委员会会议记录、决定、评估材料

长  期

  4

学位委员会授予各层次学位清册、学位授权点审批材料

永  久

  5

本科生优秀学士学位论文

长  期       

  6

博士、硕士研究生学位论文及评审材料

长  期       

JX17  毕  业  生

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

上级有关毕业分配的文件材料

长  期

  2

毕业生工作计划、简报、总结

长  期

  3

毕业生供需统计、计划、合同

长  期

  4

毕业生正式分配方案及调配派遣名册

永  久

  5

毕业证、结业证、派遣证存根领取签收册

长  期       

  6

毕业生登记表

长  期      

  7

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长  期

JX18  教   材

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

计划内统编、主编、自编教材

长  期

  2

各专业使用教材目录

长  期

  3

计划内统编、主编、自编教学指导、实习指导

长  期

  4

其他有保存价值的自编参考资料

短  期 

附录:存校、系教学类档案

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

本科生毕业论文及评审意见

长  期

  2

课堂教学材料、课堂进度表

短  期 

  3

教师任课安排、教案

长  期

  4

优秀实习报告

短  期 

  5

本专业教学检查、调查材料及总结

短  期

  6

教师工作量核算、登记材料

短  期       

三、归档程序

(一)形成积累

l、各院(处)兼职档案员按文件材料归档范围和保管期限表,分别积累教学文件材料,并定期整理。档案馆、教务处督促、检查、指导专(兼)职档案员做好文件材料的积累工作。

(二)整理组件

 

1、坚持由教学文件材料形成部门立件归档的原则,由各院(系)或教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的材料向档案部门移交。

 

2、归档文件以件为单位进行整理,一般以每份文件为一件。特殊情况可遵循便于整理和利用的原则,根据文件的实际情况灵活处理。

 

3、件内密不可分的文件材料按正件在前附件在后,印件在前定稿在后,批复在前请示在后的要求排列。

 

4、件内材料一律拆除金属物,右边、下边、整齐后分别用线绳装订,对破损的材料应进行修补。

 

5、各种材料大小均以A4纸为标准(学籍册为16开),文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。

 

6、按顺序编排页号,无论单面或双面只要有文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的上角。不装订的以件为单位,并在右上角加盖有单位名称、档号、件号的印章,按顺序填上件号。

 

7、填写件内目录及备考表。

 

8、填写案件封面各栏目,标题要简短、准确。

 

9、归档的教学材料必须字迹工整(严禁圆珠笔、复写字迹),格式统一,签字盖章手续完备。

 

(三) 归档验收

 

1、交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列书写是否符合要求,标题是否确切。凡不符合规定要求者,接收人员应拒绝接收,并限期改正补交。

 

2、填写案件目录一式两份。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月,双方各执一份。

 

3、教学档案在次年的六月底前,按照档案馆安排的时间按时归档。

 

四.教学档案的开发利用

 

1、根据教学档案工作的需要,开展跟踪服务。

2、定期编制书本式目录,发本单位内部使用,为学校各部门工作提供方便。

3、编辑各种形式的参考资料,如:数字汇编、专题文献等。

4、积极创造条件,开展复印、计算机检索、打印服务等。

五、教学档案工作岗位责任制

(一)分管教学工作的校领导的职责。

1、贯彻《档案法》及有关档案工作的方针、政策,把教学档案工作列入本校工作计划。

2、定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。

(二) 教务处分管档案工作领导的职责

1、协助档案馆制定和健全有关管理制度,把教学档案纳入教学管理和有关人员的岗位职责之中,并监督各部门执行。

2、协助档案馆做好有关基层单位教学档案归档的业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。

(三) 各单位专(兼)职教学档案干部职责

1、做好本单位教学文件材料的形成积累和检查验收工作,保证教学档案质量。

2、将收集、积累的文件材料整理组件装订,做到组件合理、编目清楚、标题准确、装订整齐,并及时向档案馆移交。

3、做好存放在本单位教学档案的分类组件,分类、编目、登记、保管、利用等工作。

                                       

 

内蒙古农业大学档案馆

更新时间:2013年06月03日 07:18

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