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内蒙古农业大学外事档案管理实施细则
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    为了提高我校外事档案的质量和管理水平,充分发挥外事档案在学校对外交流等各项活动中的作用,依据《内蒙古农业大学档案管理办法》特制定本管理细则。

一、基本原则

(一)学校在与境外团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属外事档案。

(二)外事档案实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和安全,便于开发利用。

(三)外事档案管理工作应纳入学校外事工作计划和管理制度之中,落实到学校有关部门外事人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

(四)国际交流中心由一位领导分管外事档案工作,设立兼职档案员,由兼职档案员具体负责档案的收集、积累、整理、归档工作。

(五)努力实现外事档案的现代化管理,为学校教学、科研和人才交流服务。

二、归档范围的确定

(一)确定的原则

1、归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料,必须对学校和社会具有参考和凭证作用。

2、归档的外事材料必须反映外事管理、外事活动的内容和全过程,保证其完整、准确、系统。

3、归档的外事材料必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,体现涉外工作的职能和特点。

(二)归档的重点和主要内容

1、归档的重点是重大涉外和国际合作项目及外国学生管理工作中形成的不同载体的文件材料。

2、归档的主要内容包括综合管理、出国留学(公费、自费)、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、外国学生管理工作等方面。

3、本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章,可存原件或复印、影印件存档;外国赠送学校的纪念品、礼品,有保存意义的应归档,不宜长期

保存的可存影印件和清单。具体归档范围及保管期限表如下:

 

外事类档案归档范围和保管期限表

WS11 综   合

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

上级关于外事工作的文件材料

长  期

  2

学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等

长  期

  3

外事工作统计报表等

永久或长期

  4

外事工作会议材料

长  期

WS12出    国(境)

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

上级对出国(境)人员的有关文件材料

长  期

  2

国际学术会议论文

长  期

  3

投机国外的学术论文

长  期

  4

出国(境)人员考察、访问等材料

长  期 

  5

出国(境)讲学、研究人员有关材料

长  期      

  6

 

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件)

永  久

 

  7

国际比赛、竞赛

长  期 

  8

往来信函

长期或短期

WS13来   校

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

长  期

  2

外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料

长  期

  3

外籍教师、专家学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

长  期

  4

来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

长  期 

  5

国际比赛、竞赛

长  期      

WS14 国际合作与会议

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录

永  久

  2

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永  久

  3

事作项目中国外单位完成项目、成果等材料

长  期

  4

授予外籍人员名誉称号的材料

永  久 

  5

双方互赠的礼品、纪念品

长  期      

  6

国际会议的有关材料

长  期      

WS15  外国留学生工作

序号

         类      目       名        称

保管期限

  1

录取审批材料

永  久

  2

学籍登记表、学籍卡片

永  久

  3

教学计划、大纲、安排

长  期

  4

学习情况、成绩及评语

永  久 

  5

学位论文及学位证书复印件

长  期      

  6

学生名册

永  久      

  7

学生去向及有关材料

长  期      

 

三、归档流程

 

(一)国际交流中心是学校外事管理、涉外教学、科研材料的归口部门,在来校、出国、国际合作、国际会议和阶段性教学活动结束后,负责将与此项工作形成的各种外事材料收集,汇总、整理组件,按规定向学校档案馆移交。

(二)归档的外事材料,必须用钢笔或毛笔书写,字迹工整,图样清晰。

(三)凡出国学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员,应在归国后将在国外各项活动中形成的材料交给学校国际交流中心进行验收。

(四)根据外事材料形成规律,保持材料之间有机联系和便于查考利用的组件原则,以内容为主,将每组外事材料进行整理,组成一件或数件。

(五)在各种外事材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往函件等准备阶段形成的材料及派出回国的材料,按正件在前,附件在后,印件在前,原稿在后,批复在前,请示在后的顺序排列。

(六)拆除件内材料上的金属物,对装订时盖住字迹的破损材料进行贴边修补。

(七)外事档案采用夹或件盒方式保管,可以整件装订,也可若干件装盒保管。幅面大于件盒的材料应进行折叠。

(八)以案件形式保管的外事材料,按顺序编写页号,无论单面或双面,只要有书写符号的材料,每页必须编页号,位置标在非装订线一侧的上角。以盒装形式保管的外事材料,以件为单位,在每件材料的右上角盖上有档号戳记章,按顺序逐项填写。

(九)归档案件必须填写件内目录,件内目录可打印或用钢笔正楷填写,字迹要工整清晰,不得涂改。案件最后一页填写备考表,写明本件材料总页数,并对文件材料的完整、准确程度、损坏多少情况加以说明。

(十)移交前国际交流中心兼职档案员填好案件目录一式二份,双方各执一份备查。移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案馆应要求补正后接收。

(十一)外事档案在次年六月底前按照档案馆按排的时间归档。

四、外事档案工作岗位责任制

(一)分管外事工作的校领导职责

1、贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策,把档案工作列入工作计划。

2、定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。

(二)国际交流中心分管档案工作领导职责

1、制定和健全外事档案工作管理制度,确保外事材料的形成积累,将外事档案工作纳入外事管理之中。设立兼职档案员,具体负责此项工作,并监督各部门人员做好立件工作。

2、指导、监督按外事活动的程序将整个活动中形成积累的外事材料整理组件,签字后定期向档案馆移交。

3、指导外事档案的鉴定工作。

(三)国际交流中心兼职档案员职责

1、做好外事档案材料的平时积累工作。

2、会同部门领导检查与外事活动有关单位交来的外事材料是否完整、准确、系统,经检查合格后再办理移交手续。

3、将收集、积累的外事材料整理组件装订,做到组件合理,标题准确,装订整齐,并按时向档案馆移交。

4、完成档案馆委妥办理的其它有关工作。

 

 

内蒙古农业大学档案馆            

更新时间:2013年06月03日 06:42

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