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内蒙古农业大学档案实体分类编号方案
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一、编制目的

      为了加强和促进我校档案馆科学管理的业务建设,实现我校档案分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,同时达到与全国高校档案分类的统一,更好地为学校和社会服务。依据国家教委办[93]429号文发布的《高等学校档案实体分类法》,结合我校实际情况制定本方案。

二、分类原则

      依据国家教委发布的《高等学校档案实体分类法》,我校档案分类以学校全部档案为对象,根据学校各项职能活动范畴,将形成于我校同一职能活动领域的档案作为一个整体归入相同类别。在充分反映档案的形成规律和内容特点的前提下,确定同一实体分类体系,并把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。在分类中突出教学、科研档案在学校的中心地位和党政管理档案统率全局的作用,力求反映新时期高校职能活动的新情况、新特点。

三、类目设置及标识

      类目设置相对稳定,不受偶然因素、短期行为影响,在较长时期不随意改变。类目排列考虑学校档案记述和事物的本质属性和非本质属性的不同,严格按从总到分、从一般到具体的原则划分。做到各类之间、各类相同级别之间的划分标准一致。下级类目的外延之和,等于上级类目的外延。同级类目之间界限清楚,不应交叉和包容。根据简明使用的原则,我校档案拟设两级类目,暂不设第三级类目。

      一级类目是高等学校档案实体的最高层次。根据我校档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十四个一级类目,其名称标识如下:

DQ(党群)  XZ(行政)  JX(教学)  KY(科研)  CP(产品生产与科技开发)  JJ(基建)  SB(设备) CB(出版)  WS(外事)  CK(财会)  SX(声像)  SW(实物)  RS(人事)  RW(人物)

      一级类目的标识,采用类目名称前二字汉语拼音的第一个字母。

      二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的规律和特点,结合档案记述反映的内容性质,进行设置。二级类目的标识采用“双位制”,如:“综合”为“11”,其余二级类目依次是12,13……、99,带“0”的数字不用。

四、档号的编制

      档号是存取档案的代号和排架的依据。必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置。档案编号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一级类目内的档案不得设重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地,不能随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双重功能。

档号包括年度号、分类号、案卷号、三部分组成,其模式为:档号=年度号+分类号+案卷号(或件号)。其中,年度号由四位阿拉伯数字组成;分类号是档号的主题,由一、二级类目的代号组成。

档号的标识:采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间,用连接符号“-”连接。

五、档案的实体排架

      由于档号模式属分类开放型编号方法,故在按档号排架时,采取按类目逐级依次排列。在最下位类目中按年代排列,在年代下按案卷号顺序排列。按照国家教委新的实体分类法,从维护档案的完整性和方便利用查找考虑,采取同一年代下不同保管期限顺序排列。

六、内蒙古农业大学档案实体分类表

(一) 党群类 

DQ11----党务综合

DQ12----纪检

DQ13----组织

DQ14----宣传教育

DQ15----统战

DQ16----工会

DQ17----团委

(二) 行政类

XZ11----综合

XZ12----人事

XZ13----监察审计

XZ14----武装保卫

XZ15----总务

XZ16----档案、图书、文博

(三)外事类 

        WS11——综合

        WS12——出国

        WS13——来校

       WS14——国际合作与会议

       WS15——外国留学生

(四)教学类 

       JX11——综合

       JX12——学科与实验室建设

       JX13——招生

       JX14——学籍管理

       JX15——课堂教学与教学实贱

       JX16——学位

       JX17——毕业生

       JX18——教材

(五)科研类 

       KY11——综合

       KY12——按项目设置类目

(六)产品生产与科技开发 

  CP11——综合

  CP12——按产品项目

(七)基本建设 

       JJ11——综合

       JJ12——工程项目设置类目

(八)仪器设备 

       SB11——综合

       SB12——按仪器设备种类设置类目

(九)出版类 

       CB11——综合.

       CB12——校报

       CB13——学报(社科版)

       CB14——学报(自然版)

       CB15——学报(蒙古文综合版)

(十)财会类 

       CK11——综合

       CK12——会计报表

       CK13——会计帐簿

       CK14——会计凭证

       CK15——工资清册

(十一)声像类 

       SX12——照片

       SX13——录音带

       SX14——录像带

       SX15----幻灯片

       SX16----磁盘

       SX17----影视胶片

  SX18----缩微胶片

  SX19--- 光盘

(十二)实物类 

       SW11——综合类

       SW12——证书类

       SW13——奖状类

       SW14——字画类 

       SW15——公章类

       SW16——锦旗类

       SW17——礼品类

(十三)教师业务类

        YW12----     

(十四)已故人员档案

 

                                                                    内蒙古农业大学档案馆

更新时间:2013年06月04日 02:20

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